Marges in de horeca: waar kan je op besparen zonder in te boeten op kwaliteit?
In de horeca is het een publiek geheim dat de marges onder druk staan. Huurprijzen rijzen de pan uit, personeel is schaars én duur, en de verwachtingen van klanten zijn torenhoog. Je moet constant het gevoel geven dat je meerwaarde biedt, en dat met een winstmarge die vaak onder de 10% duikt. Een goed draaiende zaak runnen is dan ook geen kinderspel.
Toch zijn er wel degelijk manieren om te besparen zonder dat de klant er iets van merkt – sterker nog, in sommige gevallen merkt die het juist in positieve zin. Besparen hoeft namelijk niet gelijk te staan aan schrapen of beknibbelen. Slimmer werken, beter plannen en doordachter inkopen kunnen wonderen doen. Ik heb al heel wat keukens en balansen van dichtbij gezien en ik deel hieronder de plekken waar het écht loont om kritisch te kijken. Geen snijden in de zalmfilets, maar eerder in de lekken waar je nu misschien niet bij stilstaat.
Een van de stilste geldverslinders in de horeca is een te uitgebreid menu. Het lijkt misschien gastvrij om alles van pasta tot poke bowl aan te bieden, maar het betekent ook dat je veel verschillende ingrediënten moet inkopen. Dat leidt tot verspilling, verhoogde koelruimte en hogere kans op stockbreuken.
Een kleiner menu geeft je controle. Je kan gericht inkopen, met minder derving. Je personeel werkt efficiënter omdat ze minder recepten moeten onthouden en kunnen focussen op kwaliteit. Je mise-en-place wordt voorspelbaarder. En – niet onbelangrijk – klanten kiezen sneller. Dat verhoogt de rotatie per tafel. Een slimme truc die ik ooit in een bistro zag: het menu paste op één A4’tje. Vijf voorgerechten, vijf hoofdgerechten, drie desserts. Elke week andere suggesties. Alles wat erop stond, was tot in de puntjes verzorgd. De keuken draaide als een geoliede machine en de chef kon scherp onderhandelen met leveranciers omdat de volumes overzichtelijk waren.
Durf dus te schrappen. Kies voor gerechten die overlappende ingrediënten gebruiken. Zo bouw je variatie op met een beperkt palet. 🍽️
Gebruik de juiste leveranciers en onderhandel vaker dan je denkt
Veel horecazaken zitten jarenlang vast bij dezelfde leverancier zonder opnieuw de voorwaarden te bespreken. Niet omdat ze tevreden zijn, maar omdat “het nu eenmaal zo is”. Zonde. Want prijzen veranderen. Marktprijzen fluctueren. En jouw volumes misschien ook. Leveranciers die vroeger niet interessant waren, kunnen dat vandaag wél zijn.
Ik raad aan om minstens elk half jaar je leveranciers te herbekijken. Niet enkel op basis van prijs, maar ook betrouwbaarheid, leverfrequentie en retourbeleid. Soms loont het ook om met lokale producenten te werken, zeker voor seizoensproducten. Kortere keten betekent minder tussenpersonen. Minder margeverlies. En je hebt vaak iets meer te zeggen over kwaliteit.
Combineer dit met slim voorraadbeheer. Gebruik software (of minstens een degelijk Excel-bestand) om inzicht te krijgen in je inkoop en je derving. Inventariseer elke week. En vraag jezelf geregeld af: wat ligt er te lang in de koelkast? Wat wordt té veel ingekocht? Zo blijf je de baas over je stock in plaats van andersom.
En ja, onderhandelen blijft een vak apart. Maar onthoud: jij bent de klant. Jij kiest. Wees vriendelijk maar kordaat. Speel leveranciers soms tegen elkaar uit (mét stijl, uiteraard) en laat hen weten dat je alert bent. 📉
Personeelskosten drukken zonder kwaliteit te verliezen – het kán
De loonkosten in de horeca zijn niet min. Zeker in België, waar brutolonen zwaar belast worden en je met weekendwerk en avonduren snel extra toeslagen hebt. Maar besparen op personeel hoeft niet te betekenen dat je minder mensen inplant. Slimmer inplannen kan al voldoende zijn.
Zorg voor een goed overzicht van je piekmomenten. Als de vrijdaglunch systematisch kalm is, schrap dan een shift. Zet in op flexi-jobs of studenten voor de korte pieken. Automatiseer waar mogelijk: een digitaal bestelsysteem voor klanten kan een extra ober uitsparen. Een koffiemachine die automatisch melkschuim maakt? Dat scheelt seconden die optellen.
Een gouden tip: investeer in opleiding. Goed getraind personeel werkt sneller, maakt minder fouten en kan vaak meerdere taken combineren. Iemand die zowel drankjes als desserts kan klaarmaken, is goud waard. En wie zich gewaardeerd voelt, blijft langer. Dat bespaart je op de lange termijn de kosten van inwerken en rekruteren.
Ik ken een uitbater die elke maand 2 uur voorzag voor interne training – betaald. Zijn team voelde zich als een soort mini-familie. Het draaide er als een Zwitsers uurwerk. Mensen kwamen niet alleen voor de kaart, maar ook voor de sfeer. En sfeer? Die wordt gemaakt door mensen, niet door een nieuwe vaas op tafel.
Energie, afval en onderhoud: stille slokoppen in je budget
Weinig horeca-uitbaters weten exact hoeveel hun frigo’s per maand verbruiken. Of hoeveel water er verspild wordt bij het afspoelen van glazen. Of hoeveel ze jaarlijks kwijt zijn aan chemische schoonmaakmiddelen. Kleine bedragen per dag worden grote bedragen per kwartaal. Hier ligt vaak nog veel ruimte voor optimalisatie.
Begin met energie. Kies waar mogelijk voor LED-verlichting en energiezuinige toestellen. Sluit toestellen af die niet nodig zijn (een lege bain-marie hoeft niet de hele dag op te staan). Laat je vaatwasser pas draaien als hij vol zit. Zet een timer op je buitenverlichting. Investeer in een degelijke luchtafvoer en onderhoud deze goed – want een vuile filter vreet stroom.
Wat afval betreft: meet je vuilnis. Houd bij hoeveel zakken je wekelijks buitenzet. Kijk naar je keukenafval: wat belandt er standaard in de vuilbak? Snijresten? Overschotten? Kapotte verpakkingen? Soms helpt het al om je keukenpersoneel meer bewust te maken van hoeveel er verspild wordt. Hang desnoods een poster op met je afvaldoelstelling – dat klinkt flauw, maar het werkt. ♻️
En dan onderhoud: een lekkende kraan, een oven met een defecte thermostaat, een koeling die niet meer optimaal sluit… die kleine defecten kosten geld. Maar ze worden vaak maandenlang genegeerd. Zet elke maand een onderhoudsronde op je planning. Of geef iemand binnen het team verantwoordelijkheid om technische issues tijdig te melden. Onderhoud is goedkoper dan vervanging.
Waar kan je beter niet op besparen?
Sommige dingen leveren misschien snel financieel voordeel op, maar kosten je op termijn je reputatie. Besparen op de kwaliteit van je producten is daar het bekendste voorbeeld van. Klanten proeven het als je plots goedkopere mozzarella gebruikt, of als je de huiswijn stiekem verwisselt voor een goedkopere fles.
Ook besparen op service is tricky. Eén ober minder op een drukke zaterdag? Het lijkt efficiënt, tot je reviews krijgt over trage bediening. En die blijven online plakken. Besparen op onderhoud van toiletten? Wacht maar tot klanten daar commentaar op geven. Besparen op wifi of muziekabonnementen? Klanten hebben feilloos door wanneer de sfeer er niet meer is.
Er zijn trouwens ook dingen die relatief weinig kosten, maar veel opleveren. Een vriendelijke begroeting. Een gratis karafje kraantjeswater. Iets kleins bij de koffie. Een glimlach. Geen enkele eurobesparing weegt op tegen een negatieve klantbeleving. In de horeca is het vertrouwen fragiel – en mond-tot-mondreclame blijft je sterkste marketingkanaal. 😄
Besparen in de horeca draait dus niet om schrapen, maar om kiezen. Kies bewust. Kies slim. En blijf vooral kiezen voor kwaliteit waar die ertoe doet. De rest? Daar valt veel meer op te winnen dan je denkt.
