Het belang van een goede cashflowplanning (en hoe je eraan begint)

Een goede cashflowplanning is als het kompas op een stormachtige zee. Zonder dat kompas weet je misschien waar je naartoe wílt, maar ga je gegarandeerd verdwalen. Zeker voor zelfstandigen en kmo’s, waar elke euro soms drie keer moet rollen, is inzicht in je geldstromen letterlijk van levensbelang. Cashflow is de zuurstof van je onderneming: het geeft je ruimte om te ademen, te groeien en onverwachte stormen op te vangen. Een rendabel bedrijf kan namelijk tóch failliet gaan als het geen geld in kas heeft om rekeningen te betalen. En net dat wordt vaak over het hoofd gezien.

Weinig zo frustrerend als winst maken op papier, maar in werkelijkheid geen euro kunnen uitgeven zonder je zorgen te maken. In deze tekst duiken we dieper in het belang van cashflowplanning en vooral: hoe je eraan begint, stap voor stap, zonder meteen een boekhouder te moeten bellen (al mag dat natuurlijk wél 😉).

Waarom cashflowplanning meer is dan boekhoudkunde

Cashflowplanning is géén administratieve last voor controlfreaks of een luxe voor wie al succesvol is. Het is eerder een bril waarmee je scherp leert kijken naar wat er echt gebeurt in je onderneming. Terwijl je resultatenrekening je vertelt hoeveel winst je maakt, toont een cashflowplanning wanneer en hoeveel geld er effectief binnenkomt en buitengaat. En net dát is het verschil tussen dromen en werkelijkheid.

Neem een bakker die een grote bestelling doet voor kerst en dus flink investeert in ingrediënten en personeel. Op papier maakt hij winst, maar de betaling van zijn klanten volgt pas weken later. Intussen moet hij wél zijn leveranciers betalen. Voilà, een cashflowprobleem dat zelfs de best draaiende zaken kan wurgen. En dat hoeft geen bakker te zijn. Dit gebeurt in élke sector, van IT-consultants tot interieurarchitecten. Zelfs freelancers die per uur factureren kunnen maanden moeten wachten op betaling.

Een goede cashflowplanning helpt je niet alleen om dit soort valkuilen te vermijden, maar geeft je ook grip op groei. Stel je voor: je krijgt plots een nieuwe grote klant. Fantastisch! Maar heb je genoeg financiële ruimte om eerst te investeren in materiaal, personeel of tijd? Een cashflowoverzicht maakt dit zichtbaar vooraleer je er met open ogen in loopt. En geloof me, die eerlijkheid is goud waard.

Hoe begin je aan een cashflowplanning als je geen financieel expert bent?

Je hoeft geen spreadsheetfanaat of rekenwonder te zijn om een goede start te maken. Het gaat er vooral om dat je weet wat je in beeld moet brengen. Begin simpel: welke geldstromen komen er binnen? Denk aan facturen, subsidies, leningen, investeerders, huurinkomsten… En wat gaat er buiten? Denk aan vaste kosten zoals huur, elektriciteit, lonen, verzekeringen, maar ook eenmalige uitgaven zoals een nieuwe laptop of beursdeelname.

Idealiter breng je dit op maandbasis in kaart. Maak drie kolommen: inkomende geldstromen, uitgaande geldstromen en het saldo. En werk niet met gokjes. Kijk naar je rekeningen van de voorbije maanden. Schat realistisch in wat er wél en niet betaald zal worden en wanneer. Een veelgemaakte fout is om uit te gaan van de factuurdatum in plaats van de effectieve betaaldatum. Klanten betalen zelden op dag 1, en vaak helemaal niet op tijd. Bouw dus marge in.

Gebruik je bankapp, je boekhoudpakket of gewoon een Excelsheet. Er bestaan ook eenvoudige tools zoals Moneybird of Yuki die je automatisch helpen voorspellen op basis van je inkomsten en uitgavenpatroon. Maar de essentie is altijd dezelfde: je wil vooruit kunnen kijken. Geen achteruitkijkspiegel, maar een voorruit.

Wat als je merkt dat je een cashflowtekort hebt?

Geen paniek. Een tekort in je cashflow is geen ramp, zolang je het tijdig ziet aankomen. En precies dáár ligt de kracht van een planning. Je kan maatregelen nemen vóór je in het rood staat. Denk aan:

• Sneller factureren: waarom wachten tot het einde van de maand?
• Snellere betaling aanmoedigen met kortingen of voorschotten
• Betalingsvoorwaarden van leveranciers heronderhandelen
• Kosten spreiden of uitstellen (leasing in plaats van aankoop bijvoorbeeld)
• Een tijdelijke overbruggingskrediet bij je bank aanvragen

Elke onderneming heeft wel eens een cashflowdip, dat is geen teken van slecht beleid. Het is vaak zelfs een gevolg van groei. Het is dus vooral zaak om niet blind verder te rennen. Even stilstaan en ademen helpt je verder dan koppig blijven doorgaan met oogkleppen op.

Hoe kan cashflow je helpen bij investeringsbeslissingen?

Grote dromen kosten vaak grote sommen. Of het nu gaat over een nieuwe bedrijfswagen, een extra medewerker, een verhuis naar een groter kantoor of investeren in marketing: je cashflowplanning is je beste vriend. Want winst zegt niets over of je het nu kan betalen. Wat vandaag financieel haalbaar lijkt, kan volgende maand voor kortsluiting zorgen.

Door een investering in je cashflowplanning op te nemen, zie je onmiddellijk het effect op je rekeningen. En dat effect moet je breder bekijken dan enkel ‘past het of niet’. Vraag je ook af: creëert deze investering extra omzet binnen een redelijke termijn? En hoe groot is het risico dat die extra omzet uitblijft? Dit soort vragen worden vaak pas gesteld als het al te laat is.

Zelf heb ik ooit een investering gedaan in een dure marketingcampagne zonder mijn cashflow goed te analyseren. De campagne sloeg aan, jawel, maar de betaling van nieuwe klanten kwam pas veel later dan verwacht. Gevolg? Paniek, slapeloze nachten, en uiteindelijk een kleine noodlening bij de bank. Achteraf bekeken: leergeld. Maar liever had ik die les geleerd via een Excelsheet dan via mijn bankrekening.

Hoe vaak moet je je cashflow bijwerken?

Er is geen gouden regel, maar mijn ervaring leert dat een maandelijkse update een goed ritme is voor de meeste zelfstandigen en kmo’s. Wie in een snel veranderende sector zit, doet het beter wekelijks. Vooral als je werkt met voorraden, seizoensinvloeden of veel projectmatige klanten.

Gebruik elk moment van bijwerking als een kans om vooruit te kijken. Stel jezelf elke keer opnieuw de vraag: komen er volgende maand extra kosten aan? Zijn er klanten die vertraagd betalen? Kan ik bepaalde investeringen beter een maand uitstellen?

En vooral: maak het leuk. Zet een kop koffie, blokkeer een uurtje in je agenda, en beschouw het als zelfzorg voor je bedrijf. Want weten waar je staat, geeft rust. Je kijkt met minder stress naar je mailbox, je onderhandelt zelfverzekerder met leveranciers, en je kan met meer vertrouwen ‘nee’ zeggen tegen projecten die je liquiditeit in gevaar brengen. Het verschil merk je niet alleen in cijfers, maar ook in je gemoedstoestand 💆‍♀️.

Wat zijn veelgemaakte fouten bij cashflowplanning?

Er zijn een aantal typische valkuilen die ik keer op keer zie terugkomen, ook bij doorwinterde ondernemers. Zo wordt vaak enkel naar omzet gekeken, zonder rekening te houden met de timing van de betalingen. Of men vergeet belastingen in te calculeren: de btw en de personenbelasting kunnen genadeloos toeslaan als je die niet opzijzet.

Een andere fout is te optimistisch plannen: je rekent op een betaling die “normaal gezien wel zal komen” of je gaat ervan uit dat een bepaalde klant automatisch verlengt. Of nog erger: je gaat investeren in functie van een offerte die nog niet eens getekend is. Dat is net zo gevaarlijk als geld uitgeven dat je op straat hebt gevonden en hoopt dat niemand komt ophalen.

Last but not least: men vergeet zichzelf te betalen. Als ondernemer werk je keihard, maar vergeet je vaak jezelf als ‘kost’ in te rekenen. Een cashflow zonder loon voor jezelf is als een huis zonder fundamenten. Vroeg of laat zakt het in elkaar.

Een goede cashflowplanning is dus meer dan een rekensom. Het is een mindset. Een manier van werken waarbij je met open ogen naar je cijfers kijkt, zelfs als ze je even doen slikken. Maar net daarin ligt de kracht. Want wie zijn cashflow kent, staat steviger, groeit bewuster en slaapt gewoon beter 😴.