Een businessplan voor je horecazaak: wat moet erin staan?

Een horecazaak starten is vaak een droom die al jaren sluimert. Misschien ben je die barista met grootse koffiedromen, een chef met een signatuurgerecht waar je vrienden bij zweren, of gewoon iemand die verliefd is geworden op de magie van gastvrijheid. Wat je reden ook is, vroeg of laat komt het moment waarop je droom realiteit moet worden. En daarvoor heb je één onmisbaar kompas nodig: een businessplan.

Een businessplan klinkt misschien wat droog, alsof je je passie moet reduceren tot cijfers en tabellen. Maar niets is minder waar. Een goed opgesteld businessplan is geen beperking, maar een krachtig hulpmiddel dat richting geeft, investeerders overtuigt en je beschermt tegen impulsieve beslissingen. Het is je denkwerk op papier – helder, scherp en doelgericht. En ja, het mag gerust ambitieus zijn, zolang het ook realistisch blijft. 🧭

Wat is je concept en hoe spring je eruit?

Elk businessplan begint met een duidelijke omschrijving van je concept. Dat klinkt logisch, maar het is vaak moeilijker dan het lijkt. “Een gezellige koffiebar in het centrum” is niet voldoende. Wat maakt jouw zaak anders dan de acht andere zaken in dezelfde straat?

Denk aan je identiteit, sfeer en ervaring. Wil je een veganistisch lunchcafé openen dat volledig zero waste werkt? Of richt je je op een traditioneel Italiaans restaurant met streekproducten en zelfgemaakte pasta? Hoe specifieker, hoe beter. Gebruik beelden, verhalen en sfeerbeschrijvingen. Laat het concept tot leven komen op papier, alsof je het al kan ruiken, proeven en voelen.

Wat je hier ook vermeldt, moet doorgetrokken worden naar de rest van je plan. Als je een duurzame visie hebt, zal dat ook invloed hebben op je leverancierskeuze, je inrichting, en zelfs je prijsstrategie. Dat noemen ze ook wel de rode draad – en die moet consequent door je plan geweven zijn. 🎯

Wie is je doelgroep en hoe ga je hen bereiken?

Een veelgemaakte fout is denken dat je zaak “voor iedereen” is. Maar iedereen aanspreken is eigenlijk niemand aanspreken. In dit deel van je plan moet je haarscherp omschrijven wie je ideale klant is. Denk verder dan leeftijd en geslacht. Wat zijn hun gewoontes? Waar houden ze van? Hoe besteden ze hun vrije tijd? Zijn het jonge gezinnen, hipsters met laptop, buurtbewoners of toevallige passanten?

Daarna beantwoord je de vraag: hoe ga je deze mensen bereiken? Social media campagnes, lokale flyers, samenwerkingen met andere winkels, evenementen… Je marketingplan hoort net zo creatief te zijn als je concept. Vergeet ook je online aanwezigheid niet. Tegenwoordig googelt iedereen voor hij op café of restaurant gaat. Je aanwezigheid op Google Maps, sociale media en eventuele reviewplatformen is geen detail meer – het is het begin van de klantervaring.

Het helpt trouwens om dit stuk persoonlijk te benaderen. Stel jezelf de vraag: waar zou ik zelf naartoe gaan, als ik deze klant was? Wat zou mij overtuigen?

Een financieel plan dat realistisch én ambitieus is

Hier wordt het even spannend. Want dit is het deel waar veel dromen stranden: de cijfers. Maar laat je niet afschrikken. Een financieel plan is geen nattevingerwerk of gok. Het is een onderbouwde voorspelling die je toont of je plan leefbaar is – en waarin je ook meteen ruimte laat voor tegenvallers.

Je financiële plan bevat doorgaans deze onderdelen:

• Investeringsplan: wat heb je nodig om te starten? Denk aan verbouwing, apparatuur, opstartkosten, vergunningen, opleiding, meubilair…
• Financieringsplan: hoe ga je dat betalen? Eigen middelen, lening, subsidies, crowdfunding?
• Exploitatiebegroting: je verwachte inkomsten en uitgaven per maand of kwartaal. Realistisch blijven is de sleutel. Denk ook aan seizoensinvloeden.
• Kostprijsberekening: hoeveel kosten je gerechten of drankjes? Vergeet de ‘verborgen’ kosten niet, zoals arbeid, energie, afschrijving…
• Break-evenanalyse: hoeveel moet je verkopen om uit de kosten te komen?

Een gouden tip die ik hier vaak geef: reken niet te optimistisch. Stel je inkomsten wat lager in en je uitgaven wat hoger. Zo creëer je een buffer. Te veel ondernemers rekenen zichzelf rijk, terwijl ze bijvoorbeeld vergeten dat personeel op feestdagen dubbel moet betaald worden, of dat het terras in januari leeg blijft. 📉

Locatie, vergunningen en operationele aanpak

Een horecazaak is onlosmakelijk verbonden met z’n locatie. Die bepaalt je zichtbaarheid, je spontane bezoekers, en vaak ook je huurprijs. Een toplocatie lijkt aantrekkelijk, maar heeft soms torenhoge vaste kosten. En een verborgen pareltje kan je dan weer net een nichepubliek opleveren.

In je businessplan beschrijf je dus waarom je kiest voor een bepaalde locatie. Is er veel passage? Zit je vlakbij scholen of kantoren? Hoe is het parkeerbeleid? Hoeveel andere horecazaken zijn er in de buurt? Is er concurrentie of net aanvulling?

Daarnaast moet je hier ook praktische zaken vermelden. Welke vergunningen zijn er nodig? Denk aan de uitbatingsvergunning, milieuvergunning, drankvergunning, terrasvergunning… Als je bijvoorbeeld warm eten serveert, moet je aan andere normen voldoen dan bij koude keuken. En vergeet de HACCP-regels niet, zeker als je zelf kookt. Het klinkt bureaucratisch, maar dit zijn de bouwstenen waarop je zaak rust.

Tot slot geef je hier ook een overzicht van hoe je je zaak gaat runnen: welke openingsuren, personeelsbezetting, leveranciers, stockbeheer… Sommige ondernemers stoppen hier zelfs een planning in van hun dagelijkse operationele flow. Dat klinkt wat overdreven, maar geloof me: als je ’s ochtends al weet hoe je dag zal verlopen, win je ontzettend veel rust en tijd. 🧃

Wie zit er achter het project?

Investeerders, banken en zelfs leveranciers willen weten wie jij bent. Mensen investeren in mensen, niet in spreadsheets. Dit stukje van je plan is misschien wel het meest onderschat. Toon hier je passie, je achtergrond, je ervaring (ook als die niet uit de horeca komt!), en je motivatie.

Misschien heb je al in de sector gewerkt, of misschien heb je jarenlang een foodblog geschreven en stage gedaan in keukens. Misschien ben je net een outsider met een frisse blik. Alles is relevant, zolang je het koppelt aan je engagement.

Werk je met een vennoot? Stel jullie beiden voor, inclusief rolverdeling. Niets is erger dan onduidelijkheid over wie wat doet. Als je later personeel aanwerft, kan je ook al een klein HR-plan meegeven: hoeveel mensen wil je in dienst nemen? Wat zijn je verwachtingen qua vaardigheden, attitude en opleiding?

Waarom een sterk businessplan je ruggensteun wordt

Een goed businessplan dwingt je om alle vragen te stellen vooraleer ze zich opdringen. Het is je leidraad bij twijfel, je spiegel bij overmoed, en je motivatie bij tegenslag. En geloof me, die momenten komen vroeg of laat. Of het nu de koffiemachine is die crasht op je openingsdag of die onverwachte belastingaanslag midden in het eerste kwartaal – je plan helpt je kalm blijven. 🧘‍♂️

Voor mij is een goed businessplan een beetje als een goed recept. Je weet wat je nodig hebt, je kent de volgorde, je houdt rekening met timing én je bouwt ruimte in om naar smaak aan te passen. Want ook in horeca is flexibiliteit belangrijk – de markt verandert, klanten evolueren, trends komen en gaan.

Maar wie een sterk fundament legt, blijft rechtstaan, ook bij windstoten. En net daarom is dit meer dan een formaliteit. Het is je eigen handleiding, op maat geschreven, met de passie van je project als brandstof.